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Anwenderbericht
Pflegeheim "Neckargemünder Hof"
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Dokumentenmanagement mit Therefore

Überblick: Seit Juli 1990 wird der "Neckargemünder Hof" als privates Pflegeheim in Neckargemünd (7 km von Heidelberg entfernt) geführt und im Jahr 2005 und 2006 durch umfangreiche Neu- und Umbaumaßnahmen auf 100 Plätze (32 Einzelzimmer und 34 Doppelzimmer) erweitert. Über 100 Mitarbeiter aus den Bereichen Pflege, Betreuung, Hauswirtschaft, Technik und Verwaltung sorgen für das Wohlbefinden der Bewohner mit unterschiedlichstem Pflegebedarf.

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Kunde
Pflegeheim "Neckargemünder Hof"

Branche
Vollstationäre Einrichtung der Altenhilfe

Gründungsjahr
1990

Sitz
Neckargemünd

Leistungen
Wohnen, Pflege und Betreuung für Menschen in den Pflegegraden 1 bis 5

Webseite
www.pflegeheim.cc

Ausgangssituation

Vor der Einführung von Therefore wurden personenbezogene Dokumente in Papierform verwaltet. Im Pflegebereich gilt es viele unterschiedliche Dokument zu verarbeiten. Dazu zählen z.B.: Verträge, Checklisten, Personendaten, Schriftverkehr mit Krankenkassen, Dokumentationen, Rechnungen, Leistungsnachweise, Kommunikation mit Angehörigen. Im Rahmen der alltäglichen Arbeit muss immer wieder auf die gleichen Dokumente zugegriffen werden.

Belege mussten mehrfach abgelegt werden, damit sie für unterschiedliche Arbeitsabläufe zur Verfügung standen.

Lösung

Durch den Einsatz der Canon Software "Therefore" in Verbindung mit Canon Dokumentenscannern wurde folgende Lösung realisiert.

Alle Dokumente werden bereits bei Posteingang mithilfe eines Dokumentenscanners am Arbeitsplatz digitalisiert, in Therefore gespeichert und den Bewohnern zugeordnet. Digital vorliegende Dokumente (PDF-, Bild-, Word- oder Excel-Dateien) werden direkt übergeben und verschlagwortet.

Dabei speichert Therefore jede Änderung revisionssicher und stellt ältere Versionen zur Verfügung. Nach Anlage im Heimverwaltungsprogramm stehen die Bewohnerstammdaten automatisch in Therefore zur Verfügung.

Weitere Merkmale (Belegtypen, Beteiligte, Eingangsdatum ) werden beim Scannen oder Speichern automatisch zugeordnet. Neue Dokumente können von der Heimverwaltung und Heimleitung direkt eingesehen, kommentiert und an die entsprechende Abteilung weitergeleitet werden.

Der manuelle Suchvorgang (ehemals Ordner - Akte - Trennblatt) entfällt. Therefore bietet eine besser strukturierte und erweiterte Suchfunktion. Für alle Dokumente steht nun ebenfalls eine Volltextsuche zur Verfügung. Nach erfolgreicher Umsetzung der Bewohnerakte werden nun auch die Mitarbeiterakten mit Therefore verwaltet.

Nutzen

  • Schnelle und direkte Verfügbarkeit am Arbeitspatz
  • Verbindliche Kommunikation von Aufgaben
  • Einfache Weitergabe von Dokumenten an externe Stellen
kunde

"Mit Therefore ist es uns praktisch aus dem Stand gelungen, alle wichtigen Dokumente unserer Bewohner und Mitarbeiter strukturiert abzulegen und sehr schnell wieder zu finden. Mit Unterstützung durch EWS konnten wir unsere Vision so umsetzen, dass unsere Abläufe nun effektiver sind und wichtige Zeit eingespart wird."

Michael Neibert, Einrichtungs- und Verwaltungsleitung, Pflegeheim "Neckargemünder Hof"

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